มี 3 วิธี โดยมีรายละเอียดดังนี้
1.บันทึกแบบแยกใบ (1) คือ วันที่ตามเอกสารจริง เลขที่เอกสารตามเลขที่จริง เครดิตวันตามจริง รายละเอียดสินค้าที่ขายตามจริง เอกสารบิลค้างรับมีทั้งหมด 100 ใบ ต้องบันทึกเข้าที่ใบแจ้งหนี้ขาย 100 ใบ
วิธีทำดังนี้
1.1 เข้าที่ไอคอนเครื่องหมายบวก เลือกใบแจ้งหนี้ขาย ใส่เลขที่เอกสาร วันที่เอกสาร แล้วดึงรหัสลูกค้าโดยคลิกขวาที่ช่องที่มีเครื่องหมาย ???
1.2 กด F3 เพื่อบันทึกแบบรายละเอียดสินค้า แล้วทำการดีงรหัสสินค้า ใส่ปริมาณ ยอดเงิน ตามจริงทุกอย่าง
ข้อควรระวัง
-เลขที่ใบกำกับภาษีห้ามใส่ เหตุผล ในกรณีที่ใส่เลขที่ใบกำกับภาษีโปรแกรมจะนำไปออกรายงานภาษีซื้อ-ขาย ซึ่งไม่ถูกต้อง เพราะรายงานภาษีซื้อ-ขายมีผลไปตั้งแต่ปี 2560 ถ้าใส่ไปจะทำให้เกิดรายงานภาษีซ้ำ
-คอลัมน์ตัดสต๊อกต้องเป็นเครื่องหมาย X เท่านั้น เพราะการบันทึกยอดยกมาของลูกหนี้ค้างรับ เจ้าหนี้ค้างจ่ายต้องการรับรู้เฉพาะหนี้เท่านั้น ในเรื่องสต็อกต้องทำการบันทึกยอดยกมาของสินค้าคงเหลือ ณ 31/12/2560
ข้อดี สามารถเรียกรายงานตามจริงทุกอย่าง เช่น อายุลูกหนี้ เครดิตวัน รายละเอียดสินค้าที่ขายตามจริง
ข้อเสีย ปริมาณงานที่มีมาก
2.บันทึกแบบแยกใบ (2) คือ วันที่ตามเอกสารจริง เลขที่เอกสารตามเลขที่จริง เครดิตวันตามจริง แต่สินค้าเป็นรหัส BF ยอดยกมา ประเภท Service มีบิลค้างรับ 100 ใบ นำมาบันทึกที่ใบแจ้งหนี้ขาย 100 ใบ
วิธีทำ
2.1 ตั้งรหัสสินค้า BF ชื่อสินค้า ยอดยกมา เป็นประเภท Service หน่วยนับเป็น Unit หรือ เห็นสมควร
2.2 เข้าที่ไอคอนรูปเครื่องหมายบวก เลือกใบแจ้งหนี้ขาย ใส่เลขที่เอกสาร วันที่เอกสาร แล้วดึงรหัสลูกค้าโดยคลิกขวาที่ช่องที่มีเครื่องหมาย???
2.3 กด F3 เพื่อบันทึกแบบรายละเอียดสินค้า แล้วทำการดีงรหัสสินค้า BF ใส่ปริมาณเป็น 1 และยอดสุทธิ
กรณีมีภาษีให้ใส่ยอดก่อนภาษี แล้วใส่ภาษีที่คอลัมน์ VAT ในกรณีไม่มีภาษีไม่ต้องใส่ภาษี นำยอดสุทธิมาใส่
ข้อดี สามารถเรียกรายงานตามจริงทุกอย่าง เช่น อายุลูกหนี้ เครดิตวัน
ข้อเสีย ลดปริมาณงาน แต่จะไม่สามารถเห็นรายละเอียดของสินค้า
ข้อควรระวัง
-เลขที่ใบกำกับภาษีห้ามใส่ เหตุผล ในกรณีที่ใส่เลขที่ใบกำกับภาษีโปรแกรมจะนำไปออกรายงานภาษีซื้อ-ขาย ซึ่งไม่ถูกต้อง เพราะรายงานภาษีซื้อ-ขายมีผลไปตั้งแต่ปี 2560 ถ้าใส่ไปจะทำให้เกิดรายงานภาษีซ้ำ
3.บันทึกแบบรวมใบ มีเอกสารบิลค้างรับ 100 ใบ ต่อ ลูกหนี้ 1 ราย ให้นำมาบันทึกที่ใบแจ้งหนี้ขาย 1 ใบเท่านั้น โดยใส่เลขที่เอกสารเป็น BF 6101-001 วันที่เป็นวันที่ 31/12/2560 รหัสสินค้าใช้รหัส BF ปริมาณเป็น 1 ยอดเงินนำมาจากบิลค้างรับ 100 ใบ ต่อ ลูกหนี้ 1 ราย นำมาบวกรวมกันแล้วบันทึกเข้าโปรแกรม MAC-5
ข้อดี สามารถทำงานได้เร็วขึ้น
ข้อเสีย ไม่สามารถเรียกรายงานได้ อายุลูกหนี้ เครดิตวัน แต่สามารถทราบว่าลูกค้ารายนี้มียอดหนี้ทั้งหมดเท่าไหร่